Missie
Onze missie is ‘Samen Ontspannen Durven.’
- Wij zijn Cittaslow;
- Wij zijn voor onze inwoners, ondernemers en organisaties een betrouwbare overheid;
- Wij zijn een flexibele organisatie die zich aanpast bij de veranderende eisen van de Participatiesamenleving;
- Wij staan voor Samen Ontspannen Durven!
Wij werken vanuit een informele organisatie met korte lijnen, waardoor we een grote slagkracht hebben. Er is ruimte om te experimenteren en een grote mate van eigen verantwoordelijkheid. Onze missie Samen Ontspannen Durven is de basis van wie we zijn en wat we doen. De drie woorden hebben elk een eigen betekenis, maar versterken elkaar in de verbinding:
- Samen : we klaren de klus met elkaar en met onze inwoners, voelen ons onderdeel van het geheel en werken samen aan gemeenschappelijke doelen.
- Ontspannen : we werken in een ontspannen en prettige sfeer met een fit lichaam en een opgeruimde geest.
- Durven : we weten wat we kunnen en nodig hebben in ons werk en durven daarvoor te staan, ook in relatie tot de dienstverlening aan onze inwoners.
Visie
We zijn een betrouwbare partner in onze veranderende rol in de samenleving.
Betrouwbare overheid
- We zijn open, professioneel, consequent en bereikbaar, en komen onze afspraken na.
- Wij ondersteunen het bestuur bij het ontwikkelen en realiseren van haar visie. Wij staan voor een onafhankelijk, integer advies en een professionele uitvoering.
Veranderende rol overheid
- We zijn in dialoog met onze inwoners, ondernemers en organisaties en staan open voor ideeën en suggesties en stemmen onze dienstverlening af op de vraag uit de samenleving.
- Wij willen gezien worden als onderdeel van een netwerk van actoren. Wij treden verbindend op, faciliteren het proces en kunnen de uitvoering waar mogelijk overlaten aan partners.
Kernwaarde
- Wij hanteren de Cittaslow-principes zoals de menselijke maat, sociale cohesie, ambachtelijkheid, kleinschaligheid en verstandig gebruik van technologie, als leidraad.
Koersdocument en ‘Kiezen voor de Toekomst’
In 2019 is het Koersdocument ‘Naar een open huis op een stevig fundament’ vastgesteld en gepresenteerd aan de organisatie. Het Koersdocument beschrijft vooral de visie op de toekomst van Borger-Odoorn in 2023. Begin 2020 is een Uitvoeringsplan opgesteld, met daarin concreet beschreven welke activiteiten in 2020 en daarna nodig zijn om die visie te realiseren. Jaarlijks wordt uit de opgaven en bouwstenen in het Uitvoeringsplan een X-tal activiteiten uitgekozen, die de realisatie van het thema van dat jaar het best ondersteunen. In 2020 was dat “De basis op orde” en in 2021 “Integraal werken”. Vanaf 2022 is de uitvoering verschoven naar de actielijnen vanuit de Swingende Tent. Natuurlijk dragen ook die actielijnen bij aan het realiseren van de visie uit het Koersdocument. Ook blijven we verder werken aan “De basis op orde” waar dat nodig is.
Intussen is het merendeel van de aanbevelingen uit het rapport ‘Kiezen voor de Toekomst’ gerealiseerd. In 2019 is de raad akkoord gegaan met de fasering van ‘Kiezen voor de Toekomst’. Conform het besluit van de raad is onder andere een groepje trainees aangesteld. Dit om een impuls te geven aan onze ontwikkelkracht, innovatie en slagkracht.
De eerste groep trainees heeft hun opdracht inmiddels afgerond. Enkele zijn vertrokken naar een baan elders; ook zijn enkele trainees ingestroomd in een reguliere vacature. Een mooie manier om jonge mensen aan onze organisatie te binden!
Een nieuwe groep trainees is in de zomer van 2022 gestart. We gaan onderzoeken of we vanaf zomer 2023 ons traineeprogramma in samenwerking met andere organisaties kunnen uitvoeren (BOCE of breder).
Organisatie-ontwikkeling ‘de Swingende Tent’
Het MT heeft in 2021 verkend in hoeverre het Koersdocument (toen al weer 3 jaar oud) aanvulling behoeft naar aanleiding van recente en te verwachten ontwikkelingen. Daaruit is het organisatie-ontwikkelverhaal “de Swingende Tent” ontstaan. Belangrijkste doel is om tot een wendbare organisatie te komen die de ontwikkelingen in de toekomst goed aan kan en zowel kwalitatief als kwantitatief minder kwetsbaar is.
Nu al bekende opgaven zijn bijvoorbeeld klimaat-adaptatie, duurzaamheid, woningnood en stikstof. Maar ook moeten we goed in kunnen spelen op onverwachte ontwikkelingen zoals een pandemie of een watersnoodramp.
Een maatschappelijke ontwikkeling die van grote invloed is, is het veranderen van ons ‘kijkvenster’: van systeem naar de menselijke maat.
Via 5 actielijnen willen we ons ontwikkelen naar die ‘Swingende Tent’:
- de klant centraal: we werken vanuit ‘de bedoeling’
- we hebben werkgeluk als een vertrekpunt, dat straalt weer uit naar de kwaliteit; van het werk en naar de klant
- we hebben een werkgelukscan (nulmeting) uitgevoerd en gaan in 2023 verder met een vervolgmeting en acties gericht op het vergroten van werkgeluk
- we gaan nadrukkelijk(er) inzetten op opgavegericht en integraal werken en op zelforganisatie
- we versterken ons strategisch vermogen
- we verkennen de mogelijkheid om een tweede vaste projectleider aan te stellen, ten gunste van vermindering inhuur en verhogen slagkracht
- we richten een beleidsteam Duurzaamheid in, dat integraal de opgaves die aan duurzaamheid gerelateerd zijn, oppakt
- we zoeken samenwerking met anderen om kwetsbaarheid te verminderen
- we verkennen diverse mogelijkheden en kansen tot samenwerking, met andere overheids-organisaties óf met partijen uit de samenleving.
De manier om tot ons doel te komen wordt getypeerd door de volgende steekwoorden:
- samendoen, inspiratie;
- geen vastomlijnd ontwerp;
- we doen dit vanuit en ín het werk;
- met kleine stapjes;
- we leren door te experimenteren.
Huisvesting en ontmoeting
In 2018 hebben we een haalbaarheidsonderzoek laten doen naar de huisvesting van onze organisatie in het gemeentehuis en op de werf. Het onderzoek liet zien dat er kansen liggen om zowel onze voorbeeldrol als overheid op het gebied van duurzaamheid te pakken áls gelijktijdig invulling te geven aan een goede moderne huisvesting voor onze medewerkers. Verdiepend onderzoek was nodig om te komen tot een concreet programma van eisen.
Intussen heeft de wereld niet stilgestaan. Ontwikkelingen als Omgevingswet, Energietransitie, Participatie etc. zorgen ervoor dat we anders gaan werken, meer integraal, zowel binnen als buiten ons kantoor. De inrichting van ons gemeentehuis moet erop gericht zijn om deze en andere ontwikkelingen te faciliteren.
Daarnaast heeft corona grote invloed gehad op de gewenste inrichting van onze werkomgeving. De maatregelen zorgden ervoor dat we meer thuiswerken en minder in het gemeentehuis van een werkplek gebruik maken. Dat blijft. Daardoor stijgt de behoefte aan ruimtes en locaties die geschikt zijn om elkaar op een veilige en inspirerende manier te kunnen ontmoeten. In 2022 hebben we kleinschalige experimenten gedaan met het personeel om te kijken wat werkt en wat niet gaat werken. Een concreet huisvestingsplan is in september 2022 aan de nieuwe raad aangeboden.
Arbeidsmarkt
De schaarste op de arbeidsmarkt wordt ook in Borger-Odoorn steeds meer voelbaar. We zetten diverse oplossingen in om zo veel mogelijk de goede medewerkers aan ons te binden. Dat varieert van het aantrekken van trainees, het samenwerken in BOCE-verband tot het (nog) verder professionaliseren van onze arbeidsmarktbenadering, bijvoorbeeld door extra inzet op professioneel recruitment en gebruik van sociale media.
Openbaarheidsparagraaf
Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden, waarbij de Woo de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) heeft vervangen. Nieuw in de Woo is dat het bestuursorgaan jaarlijks in de begroting aandacht moet besteden aan beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo. Ook nieuw in de Woo ten opzichte van de Wob is dat er documenten actief openbaar moeten worden gemaakt via het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). In 2023 zullen de eerste vier informatiecategorieën actief openbaar gemaakt worden (ervan uitgaande dat dit mogelijk is via PLOOI):
- Bereikbaarheidsgegevens van het bestuursorgaan en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend;
- Vergaderstukken van de gemeenteraad;
- Convenanten;
- Woo-verzoeken, inclusief de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie.
Hierbij is de ambitie uitgesproken dat zodra bovenstaande eerder mogelijk is dan de datum dat het wettelijk verplicht is, dan hoeft er niet gewacht te worden tot het moment dat het wettelijk verplicht is op bovenstaande categorieën actief openbaar te maken. Om de implementatie voorspoedig te laten verlopen zal er, naast het opstellen van werkprocessen, vooral technisch veel ingericht moeten worden. Daarnaast zullen collega’s geïnformeerd moeten worden over de nieuwe werkwijze.
Rechtmatigheidsverantwoording
Door een wetswijziging wordt vanaf het verslagjaar 2023 het College zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. Tot dat moment geeft de externe accountant in zijn controleverklaring een oordeel over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Vanaf het verslagjaar 2023 stelt het College zelf deze verantwoording op, op basis van een voorgeschreven format. De accountant neemt deze verantwoording mee in zijn oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel.
Doordat de wetswijziging vertraging heeft opgelopen, maar de gemeente Borger-Odoorn al wel van start is gegaan met de voorbereidingen hierop, is er ruimte ontstaan om proef te draaien. Vooruitlopend op de wetswijziging is het controleprotocol aangepast.
In het controleprotocol worden nadere aanwijzingen aan de accountant gegeven. Van belang hierbij zijn met name de gehanteerde goedkeurings- en rapporteringstoleranties.
Voor de eenduidigheid is besloten om de tolerantie voor een negatief oordeel conform de accountantscontrole vast te stellen op 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves.
Geconstateerde onrechtmatigheden
De notitie “paragraaf bedrijfsvoering 2021” van de commissie BBV geeft aan dat
als gevolg van het moeten opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording door het college de raad afspraken moet maken met het college over de mate van detaillering in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze paragraaf krijgt hiermee ook een element van een verbeterplan in zich. In dat kader doet de commissie BBV ook een drietal stellige uitspraken:
(1) In de paragraaf bedrijfsvoering wordt, op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de gemeenteraad, aanvullende informatie opgenomen over de individueel geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording.
(2) In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie het onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
(3) Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van de bepalingen in de Wet Fido en bijhorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
In de verantwoording over het verslagjaar 2023 zal op deze plek aandacht worden besteed aan deze onderwerpen.